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「たくさんある報告書をファイリングするのがたいへん」「あの書類どこにいったかな？探してもなかなか見つからない」
「上司に印鑑をもらいにいかなくちゃ（押印待ち）」そんな環境を一気に改善しましょう！

ファイリング機能とは

   

・障害福祉サービス事業の運営に必要な議事録、報告書などをかんたんに作成、管理、共有ができます。
・実地指導（監査）対策用に設計された各種フォルダ（各種委員会報告書、職員会議、支援会議etc)が、設置されています。

ファイリング機能とは

ファイリング機能の主な特徴

FEATURE

01

報告書の作成がかんたん！

会議中に、書記係の方が、パソコンやタブレットで、作成することも可能。
タブレットなら、音声で報告書が作れます。

報告書作成時のイメージ

報告書の作成がかんたん！

FEATURE

02

らくらく管理

紙ベースの面倒なファイリング作業が大幅に軽減されます！
管理者が、誰がどの報告書を確認したかが、ファイリングTOPで一目でわかります！

各種報告書は、年度単位で保管管理がされますので、実地指導前の準備がとても簡単です。

報告書ごと閲覧者一覧画面

らくらく管理

FEATURE

03

スムーズ共有

3-1. 報告書のスムーズ共有

各種報告書は、年度単位で保管管理がされますので、実地指導前の準備がとても簡単です。

3-1. 報告書のスムーズ共有

公開された報告書を、各自がクリック＆閲覧すると、当該報告書の確認欄に、名前が表示され、報告書には押印までされて印刷（PDF化）されます！

WEBからPDF報告書に変換

3-1. 報告書のスムーズ共有

3-2. 各種会議をカレンダー共有

多々ある各種会議スケジュールを、ファイリング機能内のカレンダーで、お手軽管理。
（直近2か月のカレンダーが、TOPページに表示されます。）
※Googleカレンダーとファイリング内の会議日時データ連携（API連携）の開発を予定しています。

報告書ごと閲覧者一覧画面

報告書の作成がかんたん！

各種報告書フォルダ一覧

  • 職員会議
  • 支援会議
  • 虐待防止委員会
  • 身体拘束適正化委員会
  • 災害対策委員会
  • 感染症対策委員会
  • ハラスメント防止委員会
  • 業務継続（BCP）委員会
  • 研修記録
  • 定期検査/点検記録

（運営に必要な各種フォルダーは設定されています。追加も自由にできます。）

費用

単独利用の場合

月額5,000円（税抜）

矢印

ポチパスとのセット契約の場合

月額3,500円（税抜）

※60日間のお試し期間あり
※2024年12月現在、ポチパス契約中のお客様に提供中です。単独契約につきましては、現在できません。準備中です。          

参考

          ファイリング内ファイル添付容量合計　2G（2048M）まで上記お値段で使えます。
会議録に1～2つの資料添付時、1年間で約300Mの利用ですので、６年間は上記お値段で利用できます。超過時は、2048M単位で追加が可能です。（有償）＋1,500円／月額
７年目以降の過去の報告書を、年度単位で古い順に削除していけば、追加費用をかけずに利用することが出来ます。

     

        「ファイリング」のお試し利用は、
「ポチパス」契約済み事業所のみで行えます。
ポチパスログインID・PWで、ログインできます。
         [ファイリング]ログイン
閉じる
最大1年無料！ポチパス乗り換えキャンペーン
利用者状況
利用者の利用実績を管理できる基本となる画面です。以下のような主な記録ページに、利用者ごとにアクセスが出来ます。
・入退室の記録
・１か月の支援記録／健康記録表
・１か月の実績記録表
・支援計画の記録管理
効率的にミスなく管理を行うことができるのがポイントです。

ポイント

  • 入退室などの活動状況が一覧にリアルタイム反映されるので、チェックしやすい！
  • 受給者証や利用者負担額上限の期限が近づくとアイコンでお知らせ！
支援記録
１日の利用者さんの作業、支援記録を記入します。
職員様の習熟度に依らず、誰でも品質高く記録を残せる仕組みになっています。（テンプレート機能付き）
また、職員様間の情報共有もしやすいため、支援品質の向上に繋がります。

ポイント

  • 複数の職員が同時に入力でき、精度の高い音声入力機能もあるのでラクラク！※タブレット、スマートフォンの音声入力機能を利用した入力です
  • タブレットやスマートフォンからもアクセスできるので、施設外就労先などの外出先からも入力できる！
支援記録表
利用者一人一人の支援記録内容が一覧表として表示されます。
記録対応した職員名が、日ごとに自動表示（記録）されるようになっています。

ポイント

  • 記録ごとに誰が記入したかの職員名が記録されるので、過去の記録を遡って当日の担当が誰かがわかる。
  • 行政監査時のチェックもバッチリ対応。
  • タブレットやスマートフォンからもアクセスできるので、施設外就労先などの外出先からも確認できる！
工賃計算表
工賃・給与計算に必要な作業時間を、全自動で集計する機能です。今まで時間がかかっていた作業記録、集計業務の手間を大幅に削減できます。

ポイント

  • 時給・日給・作業ごとの手当て設定　自由な組み合わせで工賃設定が可能です。
  • 食事や送迎の実費を工賃から差し引いて請求を行う機能が実装されています。
  • 前月に遡って時給・日給の設定が可能です！（毎月売上確定して、利用者労働時間から算出して設定可）
実績管理（日別）
利用者全員の１日の入退出時間の記録、作業及び支援内容の記録を一括で登録することができます。食事送迎などの細かな加算もこちらで確認できます。
今までかかっていた作業記録や集計業務の手間を大幅に削減できます。

ポイント

  • 各職員が記入した内容をまとめてチェック・管理するのに便利です。
  • イベントなどで利用者１日分の全員の記録をまとめて行う時に便利です。
  • 過去日に遡り、まとめて追加編集が可能です。
実績管理（集計一覧）
欠席対応・欠席のみの回数・一人一人の通所回数・通所時間の合計などを、全自動で集計する機能です。

ポイント

  • 月単位で利用者毎もしくは全体の合計値が一覧で表示されている為、今まで時間がかかっていた作業記録や集計業務の手間を大場に削減できます。
  • １年間の平均労働時間や平均利用日数などを、集計一覧としてexcel形式で算出できます。
支援計画・モニタリング
利用者ごと支援計画が作成できます。
期ごとにアセスメントシート・支援会議・モニタリング評価を何度でもおこなうことができ、時系順に保存されます。

ポイント

  • 支援計画～支援会議～モニタリング評価まで、１つの期にすべて紐づいて記録管理が出来ます。
  • 全ての記録が、Excel印刷が出来るようになっています。
  • 支援計画の評価日（更新したい日）を設定すると画面TOPの支援計画アラートが出て、更新時期が来たことをお知らせてしてくれます。
利用者メッセージ機能
利用者一人一人に、専用アクセスコードが発行されます。
利用者さんの自宅PCや、スマホから直接、ご自身の体調などの報告メッセージを送信できます。（在宅支援などに最適！）

ポイント

  • 利用者コメント機能は、「体調報告バージョン」と、「入室退出時間および、支援内容確認～利用者がコメントを記入して送信するバージョン」　２つの機能いずれかを選択して活用できます！
利用者状況
児童の利用実績を管理できる基本となる画面です。この基本画面から、児童の送迎予約や、支援計画など各ページにアクセスできます。
・入退出時間の予定予約（カレンダー）
・送迎予約（一覧表）
・１か月の支援記録／健康記録表
・１か月の実績記録表
・支援計画の記録管理

ポイント

  • １ヵ月先まで送迎や、入退出時間の予約管理を行うことが出来ます。
  • 予約された内容が、実績記録や、国保連請求記録に、自動反映されるので、効率的にミスなく管理を行うことができる！
  • 受給者証や利用者負担額上限の期限が近づくとアイコンでお知らせ！
送迎予約／実績予約一覧表
当月・翌月の送迎予定や、デイサービスへの入退室（実績）の予定を登録する画面（上）です。
送迎や、入退室予約した内容が、児童全員のカレンダーに一覧で表示されます。画面（下）

ポイント

  • 今週、来週の予定児童の人数、時間などが、一目でわかります！
  • 「行き」「帰り」ごとに、車両単位で、送迎予約ができて送迎の便単位で、搭乗児童の管理・編集ができます！
  • 予定登録した送迎＆入退室時間が、すべて実績記録と、国保連請求データに、自動連動して記録されます！！
実績管理（集計一覧）
欠席対応・欠席のみの回数・一人一人の通所回数・通所時間の合計などを、全自動で集計する機能です。

ポイント

  • 月単位で利用者毎もしくは全体の合計値が一覧で表示されている為、今まで時間がかかっていた作業記録や集計業務の手間を大場に削減できます。
  • １か月の平均労働時間や平均利用日数などを、集計一覧としてexcel形式で算出できます。
利用者メッセージ機能
利用者一人一人に、専用アクセスコードが発行されます。
親御さんのスマートフォンから直接、お子さんの体調の報告等、
親御さんとの連絡機能として活用いただけます。

ポイント

  • 利用者コメント機能は、「体調報告バージョン」と、「入室退出時間および、支援内容確認～利用者がコメントを記入して送信するバージョン」２つの機能いずれかを選択して活用できます！
利用者状況
予約～実績記録表自動作成機能。
実績記録表に予約された内容が、自動で記録されていきます。
支援記録ページ内に、立てた支援計画が自動で表示！
記入された記録内容が、アイコン表示され、業務日誌に一覧で自動表示！

ポイント

  • 受給者証の適用期限の表示！
  • 支援計画、支援記録の未チェックなものが自動表示されます。
支援記録
１日の利用者さんの作業、支援記録を記入します。
職員様の習熟度に依らず、誰でも品質高く記録を残せる仕組みになっています。
また、職員様間の情報共有もしやすいため、支援品質の向上に繋がります。

ポイント

  • 複数の職員が同時に入力でき、精度の高い音声入力機能もあるのでラクラク！
  • タブレットやスマートフォンからもアクセスできるので、日中や、深夜帯の支援記録などグループホームの外からでも、確認や記録ができる！
支援記録表
利用者一人一人の支援記録内容が一覧表として表示されます。
記録対応した職員名が、日ごとに自動表示（記録）されるようになっています。

ポイント

  • 記録ごとに誰が記入したかの職員名が記録されるので、過去の記録を遡って当日の担当が誰かがわかる。
  • 行政監査時のチェックもバッチリ対応。
  • タブレットやスマートフォンからもアクセスできるので、施設外就労先などの外出先からも確認できる！
支援計画・モニタリング
利用者ごと支援計画が作成できます。
期ごとにアセスメントシート・支援会議・モニタリング評価を何度でもおこなうことができ、時系順に保存されます。

ポイント

  • 支援計画～支援会議～モニタリング評価まで、１つの期にすべて紐づいて記録管理が出来ます。
  • 全ての記録が、Excel印刷が出来るようになっています。
  • 支援計画の評価日（更新したい日）を設定すると画面TOPの支援計画アラートが出て、更新時期が来たことをお知らせてしてくれます。
利用者メッセージ機能
利用者一人一人に、専用アクセスコードが発行されます。
利用者さんの自宅PCや、スマホから直接、ご自身の体調などの報告メッセージを送信できます。

ポイント

  • 電話等での連絡が苦手な方や、部屋から体調不良で移動困難な場合や、外泊先、入院中からの連絡の際などにご活用いただけます。
利用者状況
予約～実績記録表自動作成機能。
実績記録表に予約された内容が、自動で記録されていきます。
支援記録ページ内に、立てた支援計画が自動で表示！
記入された記録内容が、アイコン表示され、業務日誌に一覧で自動表示！

ポイント

  • 受給者証の適用期限の表示！
  • 支援計画、支援記録の未チェックなものが自動表示されます。
支援記録
利用者さんとやり取りした記録、同席者の有無などを、行政の推奨項目に沿って記録ができます。
職員様の習熟度に依らず、誰でも品質高く記録を残せる仕組みになっています。

ポイント

  • 支援記録と前月と当月のカレンダーが、連動して表示されている為、どの日付で、支援記録を作成（行ったか）がすぐに確認できます。
  • タブレットやスマートフォンからもアクセスできるので、施設外就労先などの外出先からも入力できる！
支援記録表
利用者一人一人の支援記録内容が対応日一覧で表示されます。

ポイント

  • 記録ごとに誰が記入したかの職員名が記録されるので、過去の記録を遡って当日の担当が誰かがわかる。
  • 行政監査時のチェックもバッチリ対応。
  • タブレットやスマートフォンからもアクセスできるので、定着支援企業先などからでも確認、記録が可能！
実績管理（集計一覧）
利用者状況の集計一覧表
新規契約日（月）を軸にして、累計契約者数、業種、職種の内容、定着期間などを自動で集計してくれる機能です。
年度単位で、Excelダウンロードができますので、社内での就労移行支援事業と合わせた分析や、行政への年間提出レポート作成時などに、活用いただけます。

ポイント

  • 契約～定着期間まで一覧で表示されます。
  • 住所別、年代別、業種・職種別ごとに集計
  • 退所月、退所理由まで細かな情報が、集計されます。
  • Excelダウンロードが出来るので、必要な情報を抜粋して行政への年間実績の提出レポートとしても活用できます。
支援計画・モニタリング
利用者ごと支援計画が作成できます。
期ごとにアセスメントシート・支援会議・モニタリング評価を何度でもおこなうことができ、時系順に保存されます。

ポイント

  • 支援計画～支援会議～モニタリング評価まで、１つの期にすべて紐づいて記録管理が出来ます。
  • 全ての記録が、Excel印刷が出来るようになっています。
  • 支援計画の評価日（更新したい日）を設定すると画面TOPの支援計画アラートが出て、更新時期が来たことをお知らせてしてくれます。
予定表
職員週間シフト表、職員給与、手当て設定
職員のシフトパターン設定～給与、交通費、手当設定が、スタッフ詳細画面より行えます。
主要職員の毎週のシフト・パターン登録を行っておくことで、月の予定表に一括登録ができます！
1週間シフトパターン
予定表
職員勤怠表Excel　常勤換算合計値の自動計算機能付き
グループ単位での常勤換算の合計値を自動計算!
月の途中や、前月のExcelダウンロードすると、予定と実績の両方が反映されます！
職員勤怠表Excel
タイムカード
有休日数、有休消化時間の管理
今までの職員タイムカードの打刻時間を、人事・総務が入力する手間や、年間有休残日数の管理等の手間が大幅に減ります！　
有給日数1
Excelでダウンロード

交通費等計算された状態で、Excelダウンロードできます。
有休についても、予め設定しておけば、年間残日数も自動計算して反映してくれます。

有給日数2
月間スケジュール予約
職員勤怠スケジュール予定表
予め登録した各職員のシフトパターンを、この画面で一括登録することが出来ます。
職員勤怠スケジュール予定表
自動管理
３種のタイムカード
・３種のタイムカードから貴社に最適なものを選択（表示）
・打刻[開始][終了]と、休憩開始／休憩終了も、同じ画面で押せて勤怠表に反映されます。
・勤怠打刻時間を、人事総務が２度打ちする手間が省けます！
３種のタイムカード
月間スケジュール予約
給与（時給、固定）交通費、処遇改善等各種手当
一か月の勤怠表を元に、設定された給与、交通費、各種手当が、Excel表に反映されます。
アカウントの権限によって、閲覧できる範囲が変わります！
例）お給料部分は、最上位権限者と本人のみしか確認できない.等
給料明細1
給料明細2